La pandémie de COVID-19 a entraîné un changement fondamental dans notre façon de travailler.
Auparavant, la plupart des employeurs autorisaient les employés à travailler à distance seulement de manière exceptionnelle. De nombreux gestionnaires prétendaient que leurs employés ne travailleraient pas aussi assidûment en dehors du bureau, qu’ils seraient distraits par des responsabilités domestiques, qu’ils ne répondraient pas promptement aux clients et aux gestionnaires, et que la collaboration serait impossible. Les entreprises craignaient également de faire face à des lacunes technologiques et s’inquiétaient de la sécurité de leurs informations confidentielles et propriétaires.
Le confinement soudain de l’économie en mars 2020 a tout changé. Les entreprises se sont précipitées pour fournir à leurs employés les outils nécessaires pour travailler depuis leur domicile, et tous se sont adaptés au meilleur de leurs capacités. À la surprise de nombreuses personnes, les entreprises ont continué à fonctionner efficacement et, dans certains cas, ont même prospéré. Il peut être difficile d’entrevoir un côté positif dans le nuage sombre qu’est la pandémie de COVID-19, mais celle-ci a tout de même offert aux employeurs une formation accélérée à la gestion d’une main-d’œuvre travaillant essentiellement à distance.
Il est peu probable que les lieux de travail reviennent à ce qu’ils étaient avant la pandémie. Les entreprises envisagent de faire des économies en réduisant leurs besoins immobiliers. Quant aux employés, ils bénéficient de coûts réduits en matière de déplacements, de restauration et de vêtements. Et tout le monde gagne du temps. De plus, les employés s’attendent à ce que le travail à distance continue sous une forme ou une autre. Les employeurs pourraient avoir du mal à conserver ou attirer des employés s’ils interdisent complètement le travail à distance après la pandémie.
Dans cette nouvelle réalité, les employeurs devraient instaurer des politiques complètes de travail à distance. Une politique complète de travail à distance (également appelée politique de télétravail) doit inclure les éléments suivants :
- La philosophie du travail à distance de l’employeur (par exemple, le travail à distance n’est autorisé que dans des circonstances exceptionnelles, est généralement autorisé si certaines conditions sont remplies, etc.).
- La possibilité de travailler à distance devrait être considérée comme un privilège.
- Les attentes en matière de productivité, y compris toute consigne sur la manière d’enregistrer les heures travaillées ou les tâches accomplies.
- Les règles encadrant les heures supplémentaires.
- Les attentes en matière de disponibilité (p. ex., les employés doivent être disponibles comme s’ils étaient au bureau, ils doivent répondre aux courriels ou aux appels téléphoniques dans les 30 minutes, etc.).
- Le code vestimentaire pour les réunions virtuelles.
- Le cas échéant, un délai précis à l’intérieur duquel les employés doivent être disponibles pour assister à une réunion ou à un événement au bureau ou chez un client.
- Les consignes concernant la protection des informations confidentielles et de la propriété intellectuelle de l’entreprise (p. ex., interdiction d’impression, accès à une station de travail privée, utilisation exclusive des appareils fournis par l’entreprise, etc.).
- Un rappel de la politique de l’entreprise sur l’utilisation acceptable des systèmes électroniques.
- Les conditions concernant l’accès à une connexion Internet haut débit;
- Les frais d’installation d’une station de travail à domicile.
- Une reconnaissance que la politique n’entrave en aucun cas les droits garantis par la législation existante en matière de droits de la personne.
D’autres considérations importantes existent également. Les entreprises voudront notamment s’assurer qu’elles bénéficient des conseils d’experts en TI pour mettre en place des systèmes de protection des informations confidentielles. Les assurances sont une autre considération importante. La police d’assurance de l’employeur en cas de violation de la vie privée et d’autres risques couvre-t-elle une main-d’œuvre qui travaille largement à distance? Une consultation avec votre courtier en assurances est essentielle.
Rédiger une politique de travail à distance peut être un défi. Néanmoins, le fait d’avoir une telle politique permet de s’assurer que les règles de travail à distance limpides pour tout le monde, de gérer les attentes et d’éviter les conflits. D’autres politiques encadrant le milieu de travail peuvent également nécessiter une mise à jour pour s’adapter à cette nouvelle ère du travail à distance, en particulier la politique de l’employeur sur l’utilisation acceptable des systèmes et appareils électroniques, ainsi que la politique sur les heures supplémentaires. Idéalement, les employeurs ont déjà une politique en place pour encadrer le travail à distance, mais si ce n’est pas le cas, il très important d’en mettre une place avant la fin de la pandémie, lorsque le télétravail ne sera plus obligatoire, mais restera désirable.
